Max Repair Service B.V. verwerkt persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, een reparatie aanvraagt of onze diensten gebruikt. In deze verklaring leest u waarvoor wij uw gegevens gebruiken en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk?
Max Repair Service B.V., gevestigd aan Rosestraat 931, 3071 AL Rotterdam, Nederland, is verantwoordelijk voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven. Ons KVK-nummer is 42053773.
Voor privacyvragen of verzoeken kunt u mailen naar info@maxrepairservice.nl, bellen naar 010 322 0837 of schrijven naar bovenstaand adres.
Is uw reparatie aangemeld door een andere organisatie, dan is die organisatie verantwoordelijk voor haar eigen gebruik van uw gegevens. Voor zover wij gegevens uitsluitend in haar opdracht verwerken, handelen wij volgens haar instructies.
2. Welke gegevens verwerken wij?
- Uw naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele bedrijfs- of accountgegevens.
- Gegevens over uw apparaat, aankoop, klacht, reparatie en afspraken.
- Correspondentie, foto's, bijlagen, offertes, werkbonnen en uw eventuele handtekening.
- Factuur- en betaalgegevens, akkoordregistraties en technische gebruiksgegevens, zoals uw IP-adres, browserinformatie en het tijdstip van een handeling.
Wij ontvangen deze gegevens van u, van betrokkenen bij de uitvoering of van de organisatie die uw reparatie aanmeldt. Waar nodig gebruiken wij ook openbare adresgegevens. Verstrek alleen informatie en bijlagen die relevant zijn voor uw aanvraag.
3. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken uw gegevens om aanvragen te beoordelen, offertes te maken, afspraken te plannen, reparaties uit te voeren, contact met u te onderhouden en betalingen, garantie en klachten af te handelen. Hiervoor gelden de volgende rechtsgronden:
- Overeenkomst: de uitvoering van onze afspraken met u en de voorbereiding daarvan op uw verzoek.
- Wettelijke verplichting: onder meer het bijhouden en bewaren van onze fiscale administratie.
- Gerechtvaardigd belang: het veilig en goed organiseren van onze dienstverlening, contact met zakelijke contactpersonen, het voorkomen van misbruik en het behandelen van klachten en rechtsvorderingen. Wij wegen deze belangen af tegen uw privacybelang.
- Toestemming: wanneer die voor een afzonderlijk doel nodig is, vragen wij deze vooraf. U kunt uw toestemming later intrekken.
Gegevens die in een formulier als verplicht zijn aangegeven, hebben wij nodig om uw aanvraag te behandelen. Zonder noodzakelijke contact-, adres- of apparaatgegevens kunnen wij onze dienst mogelijk niet leveren.
4. Met wie delen wij gegevens?
Uw gegevens zijn toegankelijk voor bevoegde medewerkers en worden alleen met anderen gedeeld voor zover dat nodig is voor onze dienstverlening of een wettelijke verplichting. Het kan gaan om:
- Monteurs en andere uitvoerders die bij uw reparatie betrokken zijn.
- De betrokken fabrikant, verkoper, verzekeraar of servicepartner, bijvoorbeeld voor een opdracht of garantieafhandeling.
- Dienstverleners voor onze IT, communicatie, afspraken en navigatie.
- Banken, betaaldienstverleners, onze boekhouder en zo nodig juridische adviseurs of bevoegde overheidsinstanties.
Partijen die namens ons gegevens verwerken, mogen dit alleen doen voor onze opdracht en volgens onze instructies. Wij verkopen uw persoonsgegevens niet.
Bij internationale dienstverleners kan verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) plaatsvinden. Daarvoor is een geldige doorgiftegrond nodig, zoals een adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen met waar nodig aanvullende maatregelen. U kunt bij ons informatie opvragen over de ontvangers, landen en toepasselijke waarborgen, waaronder een kopie van die waarborgen.
5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Facturen en fiscale administratie: in beginsel zeven jaar, overeenkomstig de wettelijke bewaarplicht en de daarvoor geldende aanvangstermijn.
- Noodzakelijke reparatiedossiers: in beginsel tot zeven jaar na afronding van de opdracht, voor administratie, service en het onderbouwen van afspraken of aanspraken. Gegevens die voor deze doelen niet meer nodig zijn, worden eerder verwijderd of geanonimiseerd.
- Foto's en bijlagen: binnen de dossiertermijn alleen zolang ze relevant zijn voor de reparatie, garantie of een aanspraak. Overbodige gegevens worden eerder verwijderd.
- Aanvragen zonder opdracht en losse berichten: zolang nodig voor de behandeling en eventuele concrete vervolgvragen, klachten of aanspraken.
- Account- en technische gegevens: zolang nodig voor toegang, beveiliging of het onderzoeken en verantwoorden van relevante handelingen.
Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens. Een wettelijke verplichting of lopend geschil kan langere bewaring van de daarvoor noodzakelijke gegevens rechtvaardigen.
6. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot bevoegde personen.
7. Cookies
Onze website gebruikt functionele cookies die nodig zijn om de website, formulieren en het inloggen goed en veilig te laten werken. Wij gebruiken geen marketing- of trackingcookies.
De cookies voor uw bezoek en formulierbeveiliging hebben een looptijd van 120 minuten, die bij verder gebruik kan worden vernieuwd. Als u ervoor kiest ingelogd te blijven, kan de daarvoor benodigde cookie langer worden bewaard. U kunt cookies via uw browser verwijderen of blokkeren; sommige functies kunnen daardoor minder goed werken.
8. Geautomatiseerde beslissingen
Wij nemen geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen voor u hebben of u op een vergelijkbare manier aanmerkelijk treffen.
9. Uw rechten
Afhankelijk van de situatie heeft u recht op inzage, een kopie, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van uw gegevens. U kunt vanwege uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kunt u op ieder moment intrekken; eerder rechtmatig gebruik wordt daardoor niet onrechtmatig.
Stuur uw verzoek naar info@maxrepairservice.nl of naar ons postadres. Wij reageren binnen één maand. Bij ingewikkelde of meerdere verzoeken kan die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren u daarover binnen de eerste maand, met de reden.
Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Stuur niet op eigen initiatief een kopie van uw identiteitsbewijs. Verzoeken zijn in beginsel kosteloos. Als wij een verzoek niet of niet volledig kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht, leggen wij uit waarom.
Heeft u een klacht over het gebruik van uw gegevens, neem dan contact met ons op. U kunt ook rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de toepasselijke regels veranderen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de tekst is bijgewerkt. Over belangrijke wijzigingen informeren wij u waar nodig rechtstreeks.