Max Repair Service verwerkt persoonsgegevens wanneer u contact met ons opneemt, een reparatieaanvraag indient, een afspraak maakt of gebruikmaakt van een account binnen onze omgeving. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en welke rechten u heeft.
1. Verantwoordelijke
Max Repair Service is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
U kunt contact met ons opnemen via info@maxrepairservice.nl of telefonisch via 010 322 0837.
KVK-nummer: 42053773.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Bij een reparatieaanvraag kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, e-mailadres, telefoonnummer, straat, huisnummer, postcode, plaats, apparaatsoort, merk, model of modelcode, serienummer, product- of PNC-nummer, 12NC-servicecode, aankoopdatum en klachtomschrijving.
Ook kunnen wij foto's, facturen of andere bijlagen verwerken die u meestuurt. Deze bijlagen kunnen aanvullende persoonsgegevens bevatten, bijvoorbeeld gegevens op een factuur, een typeplaatje of informatie die zichtbaar is op een foto.
Bij afronding kunnen wij het werkrapport, gebruikte onderdelen, bedragen, betaalwijze, factuurgegevens, naam van de ondertekenaar en een digitale handtekening verwerken.
Voor beheerders, monteurs en zakelijke fabrikanten verwerken wij accountgegevens zoals naam, e-mailadres, gebruikersnaam, rol, bedrijfsrelatie en wachtwoordgegevens.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
Wij gebruiken persoonsgegevens om reparatieaanvragen te ontvangen, te beoordelen en af te handelen. Ook gebruiken wij gegevens om contact met u op te nemen, afspraken te plannen, monteurs voor te bereiden, onderdelen af te stemmen, werkbonnen op te stellen en facturen administratief te verwerken.
Daarnaast gebruiken wij gegevens voor systeemmeldingen, zoals ontvangst- en statusbevestigingen, afgeronde werkbonnen, facturen, wachtwoordresets, accountbeheer en meldingen aan de beheerder of betrokken fabrikant.
4. Grondslag voor verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens vooral omdat dit nodig is voor het uitvoeren van een overeenkomst of om op uw verzoek stappen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten. Denk aan het beoordelen van een reparatieaanvraag en het plannen van een afspraak.
Voor administratie, beveiliging, accountbeheer en het goed laten werken van de website kunnen wij gegevens verwerken op basis van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.
5. Met wie delen wij gegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens niet en gebruiken deze niet voor marketingtracking. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de reparatieaanvraag of voor de werking van onze systemen.
Beheerders en monteurs kunnen interne orders inzien voor planning, uitvoering en onderlinge afstemming. Alleen de toegewezen monteur kan een order bewerken; andere monteurs hebben alleen-lezen toegang en kunnen deelnemen aan het interne orderoverleg. Een zakelijke fabrikant krijgt uitsluitend toegang tot reparaties die aan de eigen fabrikantorganisatie zijn gekoppeld. Intern orderoverleg, interne notities en interne inkoopprijzen worden niet met fabrikanten gedeeld.
Daarnaast kunnen gegevens technisch worden verwerkt door partijen die nodig zijn voor hosting, serverbeheer, e-mailverzending en eventuele back-ups.
Als gegevens via een e-maildienst of SMTP-provider worden verzonden, kan deze partij technisch betrokken zijn bij de verwerking van bijvoorbeeld e-mailadres, naam en berichtinhoud.
6. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Reparatieaanvragen en bijlagen worden bewaard zolang dat nodig is voor behandeling, administratie, garantie, eventuele discussies achteraf en wettelijke verplichtingen.
Accountgegevens worden bewaard zolang het account nodig is. Wanneer een account niet meer nodig is, wordt het verwijderd of gedeactiveerd.
De exacte bewaartermijnen voor orders, foto's, facturen en bijlagen moeten nog definitief worden vastgesteld.
7. Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Toegang tot gegevens is beperkt tot bevoegde gebruikers. Bijlagen, handtekeningen, werkbonnen en facturen worden niet via een openbare bestandsmap aangeboden en downloads worden op gebruikersrechten gecontroleerd.
8. Cookies
Onze website gebruikt noodzakelijke cookies voor beveiliging, sessies en formulieren. Deze cookies zijn nodig om de website goed en veilig te laten werken. Op dit moment gebruiken wij geen marketingcookies of trackingcookies.
9. Uw rechten
U heeft volgens de AVG onder meer het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren, te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken of bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
Wilt u gebruikmaken van uw rechten? Neem dan contact met ons op via info@maxrepairservice.nl. Wij kunnen vragen om aanvullende informatie om uw identiteit te controleren.
10. Klacht
Als u vindt dat wij niet goed omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen als onze werkwijze, systemen of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat op deze pagina.